CNPJ do comprador: como evitar o cancelamento de vendas por inconsistências nos dados

Uma informação essencial para fazer a emissão de notas fiscais corretamente é o CNPJ do comprador. 

Com o número em mãos, seu negócio pode faturar as compras para empresas parceiras e garantir o recebimento da venda, pagando todos os impostos necessários.

Quando acontece algum desencontro ou erro nas informações, isso pode gerar um retrabalho e, em alguns casos, até multa.

Então, como evitar cancelamento de venda por inconsistências no CNPJ do comprador?

Continue a leitura e aprenda como fazer consulta de CNPJ e manter o banco de dados dos seus clientes atualizados para não passar por esse tipo de situação.

Como evitar cancelamento de venda por inconsistências?

Inconsistências nos dados de uma nota fiscal podem causar bastante dor de cabeça para sua empresa.

Então, a primeira coisa que é importante saber sobre o CNPJ do comprador é se ele está ativo (vamos ensinar o passo a passo no próximo tópico).

E o que isso significa? Um CNPJ ativo significa que o negócio está operando de acordo com todas as determinações legais.

Essa é uma solução simples para evitar o cancelamento da nota fiscal de uma venda por causa de inconsistências na situação do cliente.

A nota fiscal oficializa a troca de produtos ou serviços e informa a Receita Federal o valor que foi recebido.

Quando acontece algum erro ou divergência de informações, o sistema não consegue registrar a transação comercial entre as partes.

Verificar o status do CNPJ do comprador de cada venda deve ser um processo padrão no seu negócio. Essa verificação é bastante simples como veremos a seguir.

Como consultar o CNPJ do comprador?

Sua equipe de vendas negociou com um cliente excelente e fechou uma compra importante que vai beneficiar bastante a empresa.

Mas antes de comemorar 100% o sucesso da venda, é importante verificar se todos os dados que foram informados no contrato são válidos.

Isso mesmo, o setor Financeiro precisa fazer a consulta do CNPJ do comprador e, para isso, vai utilizar o sistema da Receita Federal.

Quando um negócio é aberto e formalizado corretamente, ele ganha um cadastro na Receita que está disponível e pode ser acessado por meio de uma consulta simples.

Dessa forma, é possível saber se o CNPJ está ativo, ou seja, se a empresa existe e está funcionando realmente.

O passo a passo para consultar o CNPJ do comprador funciona da seguinte forma:

• Acesse a página Emissão de Comprovante de Inscrição e de Situação Cadastral no site da Receita Federal;
• No campo ‘CNPJ’, informe o número do CNPJ do comprador (que possui 14 dígitos);
• Valide o Captcha clicando na caixa de seleção ao lado de ‘Sou humano’;
• Clique em ‘Consultar’ para gerar o cartão de CNPJ.

O documento gerado terá todas as informações cadastrais do seu cliente disponível. Para verificar o status da empresa, tenha atenção ao campo “Situação cadastral”. Se estiver escrito ATIVA, significa que a empresa está em funcionamento. 

Caso contrário, os campos “Motivo de situação cadastral”, “Situação especial” e “Data da situação especial”, no final do documento também estarão preenchidos.

Com essa informação, você pode checar com o cliente, antes de fazer a emissão de uma nota fiscal. Isso evita precisar cancelá-la depois.

Outras formas de consultar CNPJ

Além do recurso acima, outras formas de consultar o CNPJ do comprador são:

Baixando o app “CNPJ”

O aplicativo “CNPJ” desenvolvido pela Receita Federal está disponível para dispositivos móveis (smartphones e tablets) dos sistemas Android e iOS.

Ele mostra as mesmas informações que a pesquisa pelo computador com a vantagem que você pode fazer uma busca rápida sempre que precisar.

Acessando o Portal do Empreendedor

Caso o CNPJ do comprador seja de uma empresa MEI, a pesquisa deve ser realizada pelo Portal do Empreendedor.

Basta clicar na opção ‘Já sou MEI’ > ‘Emissão de Comprovante CCMEI’ > novamente em ‘Emissão de Comprovante CCMEI’.

Na página que abrirá, digite o CPF e a data de nascimento do titular da empresa parceira para visualizar o comprovante e o status do CNPJ do comprador.

Implementando consultas automatizadas

Seu negócio processa um volume grande de notas fiscais por mês? Então, verificar o CNPJ do comprador manualmente toma bastante tempo da sua equipe financeira, não é mesmo?

Por isso, uma solução eficiente é implementar uma ferramenta de consulta de CNPJ que automatiza todo o processo de pesquisa.

Com uma API de consulta ativa, o sistema de gestão utilizado no seu negócio fica integrado aos banco de dados da Receita Federal e do Sintegra (para verificar Inscrição Estadual).

Dessa forma, a busca é 100% confiável, feita em tempo real e disponível sempre que for necessário verificar informações sobre o CNPJ do comprador.

A consulta automatizada também é útil para:

• validar o cadastro da empresa na Receita Federal;
• automatizar o preenchimento da ficha cadastral dos clientes;
• identificar a inscrição estadual e o regime tributário dos compradores;
• fazer o enquadramento fiscal correto, entre outros.

Quando pode ser feito o cancelamento de uma nota fiscal?

Deixou passar um CNPJ do comprador inválido e precisa cancelar a nota fiscal? É importante ficar atento e fazer o cancelamento em até 24 horas. 

Caso perca este prazo, será necessário pagar uma volta de 10% referente ao valor da nota.

Qual o valor da multa por dados divergentes? 

Dados divergentes como o valor da nota e nos dados do destinatário geram multas salgadas para as empresas. O valor da multa pode chegar até 100% do valor da nota.

Por isso, o  CNPJ do comprador precisa estar correto, pois assim sua empresa consegue comparar os dados informados no contrato com os dados na Receita Federal.

Leia mais em >> > Multa por não emitir nota fiscal: 6 situações que merecem a sua atenção.

Invista em uma gestão financeira eficiente

Agora que você já sabe como evitar o cancelamento de uma venda por inconsistências no CNPJ do comprador, pode começar a considerar uma das soluções acima para facilitar a consulta de dados dos seus clientes.

Dessa forma, a gestão financeira da sua empresa será mais eficiente e garantirá que todas as operações serão realizadas conforme a legislação exige. Bom trabalho!
Este artigo foi escrito por Gabriel Marquez, empreendedor e fundador da NFe.io, sistema de emissão de nota fiscal.666